Integritetspolicy

In English: Privacy policy

Vem ansvarar

ekonomimcp har två roller enligt dataskyddsförordningen (GDPR), beroende på vilka uppgifter det gäller:

• Personuppgiftsansvarig för uppgifter om dig som användare och kund: ditt konto, din inloggning, abonnemang och fakturering, support, säkerhetsloggar och webbplatsen. Det är den behandlingen den här policyn främst beskriver.
• Personuppgiftsbiträde för personuppgifter i ditt företags Fortnox som vi behandlar för företagets räkning när en AI-klient använder ekonomimcp. Där är ditt företag personuppgiftsansvarigt, och behandlingen regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet. Arbetar en redovisningsbyrå för klienters räkning är vi underbiträde till byrån.

Personuppgiftsansvarig är:

Företag

[Bolagsnamn AB]

Organisationsnummer

[Organisationsnummer]

Momsregistreringsnummer

[Momsregistreringsnummer]

Adress

[Postadress]

E-post

support@ekonomimcp.se

Vilka uppgifter vi behandlar

Ändamål och rättslig grund

Vi använder inte personuppgifter för marknadsföring från tredje part, profilering eller automatiserade beslut med rättsliga följder, och vi säljer dem inte.

Uppgifter i Fortnox

Ditt företags bokföring innehåller personuppgifter, till exempel kontaktpersoner hos kunder och leverantörer och text på fakturor och verifikationer. Dessa uppgifter behandlar vi bara på företagets instruktion, det vill säga när en AI-klient som företaget har anslutit ber om dem, och inom de behörigheter som valts.

• Vi lagrar ingen kopia av bokföringen. Underlag för rapporter hålls som mest två minuter i serverns minne.
• Det vi sparar för spårbarhet är händelseloggen och underlaget för varje godkännande, som kan innehålla till exempel kundnamn och belopp.
• Vi ber aldrig Fortnox om behörighet till lön, anställda eller frånvaro.
• Vi använder inte uppgifterna för egna ändamål och tränar inga AI-modeller på dem.

Vill du utöva dina rättigheter för uppgifter i ett företags bokföring vänder du dig till det företaget. Vi hjälper företaget att svara.

Uppgifter som AI-klienten får

När AI-klienten använder ett verktyg skickar ekonomimcp svaret till AI-klienten och därmed till din AI-leverantör. Vad svaret innehåller beror på verktyget och på anslutningens behörigheter. Det kan vara:

• Företagsuppgifter: namn, organisationsnummer, adress, momsregistreringsnummer, bankgiro- och plusgironummer, kontaktuppgifter och räkenskapsår.
• Kunder och leverantörer: namn, kontaktpersoner, kontaktuppgifter som adress, e-post och telefonnummer, organisationsnummer samt kund- och leverantörsnummer. För enskild firma är organisationsnumret ett personnummer, och det visas maskerat (ÅÅMMDD-****).
• Företagets egna personer: namn på referenser och handläggare i fakturor, order och offerter (till exempel Vår referens), projektledare och kontaktpersoner i projekt, och vem som attesterat leverantörsfakturor.
• Leverantörers betalningsuppgifter: bankgiro, plusgiro, bankkonto, IBAN och BIC, och om de har ändrats de senaste 30 dagarna.
• Innehåll i fakturor och verifikationer, även leverantörsfakturor, order och offerter: rader, artiklar, konton, moms och fritext.
• Dokumentnummer, till exempel faktura-, order-, offert- och verifikationsnummer.
• Datum och belopp, även sammanställda i rapporter som resultat- och balansräkning, huvudbok, momsunderlag och reskontra.
• Godkännanden: åtgärds-id, länk till godkännandesidan, när länken slutar gälla, förhandsvisningen, status och utfall.
• Register: kontoplan, artiklar och priser, projekt och kostnadsställen.
• Anslutningen: ekonomimcps id för varje företag, behörighetsnivå, vilka behörigheter i Fortnox företaget har gett och status för kopplingen till Fortnox och för abonnemanget.

AI-klienten kan också läsa andra uppgifter ur Fortnox inom anslutningens behörigheter, till exempel avtal, periodiseringar och prislistor. Alla verktyg finns i verktygslistan. Hur AI-leverantören hanterar uppgifterna styrs av ditt avtal med leverantören (se Mottagare).

Hur länge vi sparar

• Kontouppgifter: så länge kontot finns, och raderas inom 30 dagar efter att avtalet har upphört.
• Händelselogg och godkännanden: 24 månader.
• Inloggning på webbplatsen: 30 dagar efter senaste besök.
• IP-adresser för begränsning av inloggningsförsök: högst ett dygn.
• Fakturor och betalningsuppgifter: sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
• Supportärenden: två år efter att ärendet avslutades.
• Kontaktuppgifter för marknadsföring: sex månader om du inte svarar. Säger du nej sparar vi bara det som behövs för att inte kontakta dig igen.

Mer om tekniska lagringstider finns på sidan Säkerhet.

Kontakt i marknadsföringssyfte

Vi kontaktar ibland personer på aktiebolag, handelsbolag och redovisningsbyråer om tjänsten, med e-post, telefon eller LinkedIn. Uppgifterna har vi då inte fått från dig, och därför berättar vi här vad vi gör med dem (artikel 14).

• Vilka uppgifter: namn, yrkesroll, arbetsgivare, e-postadress och telefonnummer i tjänsten, och vad vi har skrivit till varandra.
• Varifrån: offentliga källor, till exempel företagets webbplats, Bolagsverket, branschregister och yrkesprofiler på LinkedIn. Var vi hittade just dina uppgifter står i det första meddelandet.
• Varför och med vilken rätt: för att erbjuda tjänsten till företaget du arbetar på. Den rättsliga grunden är berättigat intresse (artikel 6.1 f). Vi kontaktar inte enskilda firmor med e-post.
• Hur länge: sex månader om du inte svarar, annars så länge vi har kontakt om tjänsten.
• Du kan alltid säga nej: svara "nej tack" eller skriv till oss, så slutar vi direkt (artikel 21). Vi sparar då bara din adress på en spärrlista så att du inte kontaktas igen.
• Mottagare: vår e-post- och kundregistertjänst, som behandlar uppgifterna för vår räkning. Vi säljer eller lämnar inte ut dem.

Mottagare

• Underbiträden som driver tjänsten åt oss, till exempel drift, databas och betalningar. De får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner. Listan finns på sidan Underbiträden.
• Fortnox AB, när en AI-klient skapar eller ändrar något i ditt företags Fortnox. Fortnox är ditt företags leverantör.
• Din AI-leverantör, när AI-klienten läser uppgifter via ekonomimcp. Det sker på din instruktion och enligt ditt avtal med leverantören, till exempel Anthropic, OpenAI, Microsoft eller Google. Leverantören är inte vårt underbiträde.
• Stripe, som är självständigt personuppgiftsansvarig för bland annat bedrägeriförebyggande och penningtvättskontroller.
• Myndigheter, när vi är skyldiga enligt lag.

Överföring utanför EU/EES

Våra servrar och vår databas finns i EU (Frankfurt). Några av våra underbiträden ingår i koncerner med bolag i USA och kan behöva komma åt uppgifter därifrån, till exempel för support och drift. Sådana överföringar skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och, där det är tillämpligt, av EU–US Data Privacy Framework.

Kakor

Vi använder bara kakor som behövs för att tjänsten ska fungera, och därför frågar vi inte om samtycke för dem:

• en inloggningskaka som håller dig inloggad i upp till 30 dagar,
• en kortlivad kaka som knyter inloggningen med Fortnox till din webbläsare, så att ingen annan kan slutföra den.

Vi använder inga kakor för analys eller marknadsföring. Betalningssidan drivs av Stripe, som kan sätta egna kakor för att förhindra bedrägerier.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia (tillgång),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade, om vi inte måste spara dem enligt lag,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse,
• få ut uppgifter du har lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet).

Mejla support@ekonomimcp.se. Vi svarar inom en månad. Vi kan behöva bekräfta din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.

Klagomål

Är du missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter, kontakta oss först. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy.se.

Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller lagen ändras. Väsentliga ändringar meddelar vi via e-post innan de börjar gälla. Datumet överst visar när policyn senast ändrades.

Kontakt

Frågor om personuppgifter skickar du till support@ekonomimcp.se. Säkerhetsfrågor och sårbarheter skickar du till security@ekonomimcp.se.